Bewirtschaften

Durchdacht Bewirtschaften.

Immobilien stellen enorme Werte dar. Ihr Erhalt ist daher eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Erfolgreiche Bewirtschaftung von Immobilien zeichnet sich durch langfristigen Werterhalt und die ökonomische Bewirtschaftung zur Optimierung der Rendite eines Objektes aus. Auch unter Beachtung ökonomischer Gesichtspunkte darf der Umweltschutz nicht außer Acht gelassen werden. Wir achten daher darauf, dass nur umweltverträgliche Baustoffe, Reinigungsmittel, Farben und Hilfsstoffe zum Einsatz kommen, und dass eingesetzte technische Hilfsmittel und Fahrzeuge zudem schadstoffarm sind. Ebenso wie im Rahmen der gutachterlichen Tätigkeit setzen wir bei der Bewirtschaftung auf modernste Technik, die uns in die Lage versetzt, unseren Kunden eine kosten- und zeitoptimierte Leistung zu bieten.

Bei uns wird Service GROSS geschrieben und Geschäftszeiten kennen wir nicht! Daher bieten wir Dienstleistungen „Just in Time“, 365 Tage im Jahr, 24 Stunden täglich, immer zur rechten Zeit! Jede Immobilie hat ihre Besonderheiten, die ebenso vielfältig sind, wie die Anforderungen von Eigentümern und Mietern. Wir erstellen daher für jeden neuen Kunden und jedes neue Objekt eine Bedarfsanalyse, bieten speziell abgestimmte Lösungen und Konzepte und stellen uns damit auf jeden neuen Kunden und jedes neue Objekt neu ein.


Referenzobjekt:
Herne, Shamrockring 9 -15, Verwaltungspark mit ca. 32.610 m² Nutzfläche (Raum für rd. 1.000 Mitarbeiter)

Die Bewirtschaftung von Immobilien gliedert sich in zwei wesentliche Hauptpunkte auf: "Property Management" und "Facility Management". Im folgenden möchten wir Ihnen diese beiden Punkte und die damit verbundenen Tätigkeiten kurz erläutern.

Facility Management

▲ Koordination und Organisation des Gebäudebetriebs
Der Objektmanager übernimmt alle übergeordneten Tätigkeiten zur Sicherstellung eines reibungslosen Gebäudebetriebs, bezogen auf die technischen und infrastrukturellen Gewerke. Im Einzelnen sind dies:

Einhaltung von Terminen und Fristen entsprechend des Wartungs- und PrüfVO-Plans, Überprüfung der erbrachten Leistungen und Dokumentation der Leistungen, Planung und Beschaffung benötigter Ressourcen, soweit diese im Verantwortungsbereich des Objektmanagers liegen und nicht durch den Arbeitgeber gestellt werden, Unverzügliche Meldung von Mängeln und Schäden an den Arbeitgeber im laufenden Betrieb, Steuerung des Personaleinsatzes (Haustechniker), Fachlicher Input/Beratung des AG in Bezug auf ein optimales Gebäudemanagement, Abruf aus Rahmenverträgen/Beauftragung eines Fachunternehmens nach Abstimmung mit dem Arbeitgeber, Abstimmung der Termine mit dem Fachunternehmen, Information der Nutzer/Mieter über die Leistungserbringung (bei Bedarf), Planung, Organisation und Koordination der Leistungserbringung, Bereitstellung der notwendigen Informationen zur Leistungsausführung, Ausführenden des Fachunternehmens bei Bedarf begleiten, Direkter Ansprechpartner für das Fachunternehmen, Einsatzplanung der internen, ausführenden Kräfte, Kontrolle der Leistungsausführung, Leistungsabnahme, Sicherstellung der vorhandenen und vollständigen Bestandsunterlagen, ggf. Einfordern der Leistungsnachweise, Archivierung aller Dokumentationen und Aufzeichnungen aller Instandhaltungsmaßnahmen.

▲ Instandhaltungsmanagement der technischen Anlagen und Infrastruktur
Der Objektmanager stellt sicher, dass alle geltenden, gesetzlichen Bestimmungen, die sich aus dem Betrieb der technischen Anlagen ergeben, eingehalten werden. Des Weiteren garantiert der Objektmanager, dass alle Aufgaben zur Sicherstellung der Verfügbarkeiten der technischen Anlagen veranlasst bzw. durchgeführt werden.

▲ Organisation und Koordination von fachspezifischen Aufträgen
Der Objektmanager ist für die Organisation und Koordination von fachspezifischen Aufträgen zuständig. Im Einzelnen sind dies:

A) Organisation und Koordination der Wartung der technischen Anlagen
Der Objektmanager erstellt eine jährliche Wartungsplanung und dokumentiert die Durchführung der Tätigkeiten. Zielstellung dabei ist die Gewährleistung und die Aufrechterhaltung einer hohen, an die Erfordernisse des Objektes angepassten, Verfügbarkeit der technischen Anlagen und Systeme. Alle Wartungsarbeiten müssen aufgrund der objektspezifischen Anforderungen flexibel geplant und durchgeführt werden, jedoch jederzeit den gesetzlich geregelten Zyklen entsprechen. Funktionsprüfungen und -messungen (z. B. DGUV V3, VDI 6022) werden in den jeweiligen Wartungen berücksichtigt.

B) Organisation und Koordination der wiederkehrenden Prüfungen
Der Objektmanager sorgt für die reibungslose Durchführung und Abwicklung der wiederkehrenden Prüfungen an den technischen Anlagen und deren Anlagenkomponenten, bezogen auf die eingeschlossenen Gewerke. Der Objektmanager verantwortet die Terminierung, Durchführung, Verfolgung und Dokumentation der durchzuführenden Prüfungen und begleitet die Prüfungen bei Bedarf. Betrifft eine durchzuführende Prüfung eine der betriebs- oder mieterrelevanten Anlagen und muss diese Anlage dafür außer Betrieb genommen werden, informiert der Objektmanager rechtzeitig die Haustechniker und stimmt sich hinsichtlich eventuell notwendiger Kompensationsmaßnahmen ab. Ebenso werden die betroffenen Mieter/Nutzer über die Außerbetriebnahme informiert.

C) Organisation und Koordination der Instandsetzung und Erneuerung
Der Objektmanager übernimmt nach Abstimmung mit dem Arbeitgeber die Organisation und Koordination von Instandsetzungs- und Erneuerungsmaßnahmen. Unter Instandsetzungstätigkeiten sind alle Maßnahmen zur Wiederherstellung einer Anlage oder eines Bauteils in den funktionsfähigen Soll-Zustand zu verstehen. Feststellungen, die eine Instandsetzung erforderlich machen, werden dem Arbeitgeber sofort gemeldet. Dies gilt ebenfalls für Funktionsbeeinträchtigungen jeglicher Art. Hieraus resultierende Maßnahmen werden separat durch die Haustechniker oder externe Dienstleister erbracht. Die Beauftragung von Instandsetzungen oder Erneuerungen erfolgt nach Abstimmung und Freigabe des Arbeitgebers.

Property Management

▲ Vertragsverwaltung
Erfassung aller Stammdaten zum Objekt, Erfassung aller Stammdaten zu den Mietern, Sicherstellung vereinbarter Mietsicherheiten, Einholung von preisrechtlichen Genehmigungen zu Wertsicherungsklauseln, Alle Vertragsabwicklungen mit den Mietern, Eingangskontrolle der Mietzahlungen und Nebenkosten, monatliche Durchführung des Mahnwesens, Organisation des außergerichtlichen Mahnverfahrens mit Erstellung eines Mahnbescheids, Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens bis zu einem Streitwert von 5.000,00 Euro, Prüfung und Zahlung aller Ausgaben, Überprüfung vereinbarter Mietgleitklauseln, Überprüfung des Mietpreisniveaus, Vorschläge zur Anpassung von Mieterhöhungen, Durchführung der Anpassung des Mietzinses, Nebenkostenvorauszahlungen zeitnah anpassen

▲ Rechnungswesen
Erstellung, Abrechnung aller Ein- und Ausgabenvorgänge, Erstellung einer aktuellen Zahlungsrückstandsliste, Erstellung einer Gewinn - und Verlustrechnung, Erstellung der Nebenkostenabrechnung und Einziehung evtl. Nachforderungen sowie ggf. Vorschlag zur Anpassung der Vorausleistung, Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs

▲ Allgemeine Verwaltung
Schriftverkehr mit Mietern, Behörden etc., Abschluss und Kündigung von Mietverträgen, Regelung sämtlicher Angelegenheiten mit  den Mietern, Abnahme und Übergabe der vermieteten Einheiten bei Mieterwechsel, Überwachung des Versicherungsschutzes für das Objekt, Regulierung eventueller Schadensfälle; bei erheblichen Prämienunterschieden die Kündigung und den Neuabschluss von Versicherungsverträgen, Vertretung des Auftraggebers im Zusammenhang mit dem Objekt gegenüber allen Behörden, Vertretung des Auftraggebers in gerichtlichen Auseinandersetzungen im Zusammenhang
mit dem Verwaltungsobjekt bis zu einem Streitwert von 5.000,00 Euro, Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen sowie Ausübung von Zurückbehaltungsrechten, Überprüfung aller Betriebs- und Bewirtschaftungskosten und deren Überwachung, Verwaltung von Hausakten und Belegen, Verwaltung von Mietsicherheiten, Regelmäßige Objektkontrollen